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Tipps und Tricks – Kommunikation – Email Anhänge und Fristen

Die Email ist trotz aller sozialen Medien immer noch der Transportweg Nummer EINS. Das Thema heute Email Anhänge und Fristen.

Email Anhänge

Grundsätzlich empfiehlt sich ein Hinweis auf die angehängte Datei bereits im Text.
Geben Sie dem Anhang immer einen sinnvollen Namen, damit der Empfänger in der Lage ist, dass Dokument sofort passend zuzuordnen.
Begrenzen Sie Ihre Anhänge auf maximal 5 MB. Bestenfalls informieren Sie sich vorher über Postfachbeschränkungen Ihres Kommunikationspartners. Bei großen Dateien empfiehlt sich gegebenenfalls ein Link zum Download über Webspace.

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Email Grußformel,Inhalte und Rechtschreibung

Schreiben Sie neue Kunden und Geschäftspartner immer förmlich an: „Guten Tag, Herr/Frau …“ oder „Sehr geehrte(r) Herr/Frau …“

Wenn Sie ihre Ansprechpartner schon länger oder besser kennen, können Sie gerne „Hallo Herr / Frau …“ schreiben.

Merke: Persönliche Ansprache mit Name schafft Nähe.

Schreiben Sie die wichtigsten Infos immer in die Betreffzeile, der Empfänger kann so auf einen Blick die Dringlichkeit einordnen.

Formulieren Sie Ihr Anliegen kurz und konkret und schreiben sie nur, was wirklich wichtig ist. Verwenden Sie einfache Worte, kurze Sätze und vermeiden Sie Füllwörter.

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Die richtigen Email Empfänger auswählen

Vorab die Quizfrage: Wer benötigt wirklich Ihren Input und wer nicht? Wählen Sie die Empfänger mit Bedacht, dass gilt insbesondere für CC und BCC.

Machen sie den Unterschied:

Hauptempfängern erteilen Sie einen Auftrag und „CC“ adressieren Sie Personen, die Sie informieren aber nicht aktivieren möchten.

Bitte machen Sie sich bei „CC“ immer Gedanken, ob die Personen ob Ihr Thema so dringlich ist und was die Kopie für die Empfänger bedeutet.

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Wann sind Emails sinnvoll

Die Email ist nach wie vor die Allzweckwaffe der digitalen Welt. Sehr oft wird sie leider benutzt, um Verantwortung schnell weg zu delegieren und wird somit zum Hemmschuh zahlreicher Organisationen.

All zu oft sind Emails wichtiger als alles andere und die tatsächlich wichtige Aufgaben werden De-Priorisiert.

Ich habe erlebt, dass ein Mitarbeiter ca. 8.000 Kollegen befragt hat, wer gerade seine Kaffeetasse entwendet hat.

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Referenz Prof Dr Axel Koch

Referenz von Prof. Dr. Axel Koch

Marcus Riesterer lebt Dynamik, Energie und Vertriebsstärke. Er ist der Motor für Ihre Geschäftsentwicklung, weil er blitzschnell analysiert, in großen Zusammenhängen denkt und sowohl die betriebswirtschaftliche als auch psychologische Seite für unternehmerischen Erfolg im Blick hat.