VERÄNDERUNG – Seite 9 – EASY LEADERSHIP®

Der verbale Abfalleimer im Tagesgeschäft

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Sprache ist ein Instrument das man lernen kann und dennoch ist der verbale Abfalleimer im Tagesgeschäft weit verbreitet.

Beinahe jeder Mensch verwäscht seine eigene Kompetenz durch die falsche Wortwahl.

Eigentlich, hätte, könnte und würde sind an der Tagesordnung und aber ist festes Programm der Argumentation

Was sollen Mitarbeiter beispielsweise mit dieser Aussage einer Führungskraft anfangen : “ Könntest Du das mal noch erledigen?“

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Kommunikation – Meetings-Termine – Vorbereitung und Ziele

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Zeigen die Gastgeber-Qualitäten indem sie die Themen und Inhalte professionell vorbereiten. Profis nutzen immer denselben Folienmaster für ihre Präsentation.

Senden sie den Teilnehmern zur optimalen Vorbereitung eine kurze Agenda im Vorfeld. Je nachdem wie Komplex ihr Thema ist, macht es ab und an Sinn die vollständige Präsentation vorab zu senden.

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Thema Erreichbarkeit

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Die Welt ist komplex geworden und alles läuft zunehmend elektronisch. Seien Sie bewusst anders und überraschen Sie Ihr Umfeld mit dem Telefon, schließlich ist der Anruf, neben dem Brief und dem realen Treffen die persönlichste Form der Antwort.

Signalisieren Sie Interesse, rufen sie innerhalb von 1-3 Stunden zurück und beeindrucken Sie andere mit schnellen Antwortzeiten.

Aktivieren Sie ihre Mailbox und sprechen Sie eine sinnvollen Ansage aufs Band.

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Besser ein Telefonat oder kurzes online Meeting

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Bis heute rate ich meinen Kunden besonders bei emotionalen und komplexen Themen zum Telefon, denn nur das Telefonat ist schnell, persönlich, direkt und oft der kürzeste Weg zum Ziel.

Besonders bei Anliegen, bei denen die „Chemie“ eine erhebliche Rolle spielt, wäre nur noch der persönliche Kontakt dem Telefon vorzuziehen.

Merke: Am Telefon können Sie mit Tonalität und Stimme tatsächlich mehr erreichen, als mit jeder Email.

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Email Grußformel,Inhalte und Rechtschreibung

Kommunikation – Grusszeile/Signatur und Abwesenheitsnotiz

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Kennen Sie das?

Sie bekommen eine interessante Email eines Interessenten/Kunden und die Signatur fehlt.
Sie erhalten eine Aufgabe ohne persönliche Ansprache und ohne Gruß
Sie haben ein dringendes Anliegen und bekommen keine Abwesenheitsnotiz

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Tipps und Tricks – Kommunikation – Email Anhänge und Fristen

Die Email ist trotz aller sozialen Medien immer noch der Transportweg Nummer EINS. Das Thema heute Email Anhänge und Fristen.

Email Anhänge

Grundsätzlich empfiehlt sich ein Hinweis auf die angehängte Datei bereits im Text.
Geben Sie dem Anhang immer einen sinnvollen Namen, damit der Empfänger in der Lage ist, dass Dokument sofort passend zuzuordnen.
Begrenzen Sie Ihre Anhänge auf maximal 5 MB. Bestenfalls informieren Sie sich vorher über Postfachbeschränkungen Ihres Kommunikationspartners. Bei großen Dateien empfiehlt sich gegebenenfalls ein Link zum Download über Webspace.

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Email Grußformel, Inhalte und Rechtschreibung

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Schreiben Sie neue Kunden und Geschäftspartner immer förmlich an: „Guten Tag, Herr/Frau …“ oder „Sehr geehrte(r) Herr/Frau …“

Wenn Sie ihre Ansprechpartner schon länger oder besser kennen, können Sie gerne „Hallo Herr / Frau …“ schreiben.

Merke: Persönliche Ansprache mit Name schafft Nähe.

Schreiben Sie die wichtigsten Infos immer in die Betreffzeile, der Empfänger kann so auf einen Blick die Dringlichkeit einordnen.

Formulieren Sie Ihr Anliegen kurz und konkret und schreiben sie nur, was wirklich wichtig ist. Verwenden Sie einfache Worte, kurze Sätze und vermeiden Sie Füllwörter.

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Die richtigen Email Empfänger auswählen

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Vorab die Quizfrage: Wer benötigt wirklich Ihren Input und wer nicht? Wählen Sie die Empfänger mit Bedacht, dass gilt insbesondere für CC und BCC.

Machen sie den Unterschied:

Hauptempfängern erteilen Sie einen Auftrag und „CC“ adressieren Sie Personen, die Sie informieren aber nicht aktivieren möchten.

Bitte machen Sie sich bei „CC“ immer Gedanken, ob die Personen ob Ihr Thema so dringlich ist und was die Kopie für die Empfänger bedeutet.

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Wann sind Emails sinnvoll

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Die Email ist nach wie vor die Allzweckwaffe der digitalen Welt. Sehr oft wird sie leider benutzt, um Verantwortung schnell weg zu delegieren und wird somit zum Hemmschuh zahlreicher Organisationen.

All zu oft sind Emails wichtiger als alles andere und die tatsächlich wichtige Aufgaben werden De-Priorisiert.

Ich habe erlebt, dass ein Mitarbeiter ca. 8.000 Kollegen befragt hat, wer gerade seine Kaffeetasse entwendet hat.

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